Quản lý kho hàng theo cách thức thủ công còn dẫn tới nhiều khó khăn và chưa tối ưu:
1. Thực hiện qua nhiều bước, nhiều quy trình làm gia tăng thời gian và nguồn lực thực hiện công việc.
2. Việc kiểm kê hay sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí để tìm kiếm, lấy hàng khi cần thiết còn gặp nhiều khó khăn, đôi khi, dẫn đến thất thoát hàng hóa do đặc thù hàng hóa đa dạng về chủng loại, kích thước, quy cách đóng gói…
3. Các thông tin về sản phẩm được ghi lại một cách thủ công và thiếu đầy đủ khiến việc kiểm soát hạn sử dụng của sản phẩm trở nên khó khăn.
4. Các quy trình được thực hiện thủ công và qua nhiều giai đoạn cũng như quản lý lượng hàng xuất nhập kho lớn nên các loại giấy tờ lưu cần lưu trữ là không hề nhỏ.
Quản lý kho khi áp dụng công nghệ RFID mang lại 1 bức tranh hoàn toàn mới:
1. Khi nhập hàng vào kho: RFID Tag gắn trên thùng hàng, sản phẩm đã chứa toàn bộ các thông tin như loại hàng, khu vực chứa, hạn dùng, màu sắc, xuất xứ… Khi hàng hóa gắn RFID Tag này đi qua RFID Reader (thường gắn tại cửa nhập hàng), các thông tin hàng hóa sẽ được RFID Reader nhận diện và cập nhật trực tiếp lên hệ thống mà không cần các thao tác kiểm đếm, cập nhật, ghi chép thủ công.
2. Sắp xếp, kiểm đếm và quản lý tồn kho: Hàng hóa sau khi nhập kho được chuyển tới các giá kệ được quy định trước, cập nhật vị trí lên hệ thống nhờ các RFID Reader gắn trên các xe nâng. Việc kiểm đếm hàng tồn kho cũng trở nên rất dễ dàng nhờ thiết bị RFID Reader gắn sẵn trên các hệ thống giá kệ, có thể cùng lúc kiểm kê nhiều loại mặt hàng cũng như kiểm soát hàng hóa cận hết hạn nhằm đưa ra các xử lý phù hợp.
3. Xuất hàng khỏi kho: Tại cửa xuất kho đã có gắn sẵn RFID Reader, khi hàng hóa có gắn RFID Tag được xuất qua cửa, các thông tin liên quan về số lượng, chủng loại hàng hóa xuất kho sẽ được cập nhật ngay lên hệ thống.
